구매직무 알기 40_대금지불

 대금 지불은 보통 구매 부서가 아닌 경리(특히 자금팀) 부서에서 담당을 한다. 하지만 구입한 물품이나 서비스에 대해 가격을 결정하고, 계약 이행 여부를 확인해야 하는 구매 부서에게도 대금지불은 매우 중요하다. 특히 계약서를 작성할 시에 거래처와의 협상을 통해 대금지불조건을 결정하는데, 어떤 대금지불조건을 이용하느냐에 따라 자사의 자금운용에 여유를 만들 수가 있기 때문에 그 역할이 결코 작지 않다.

  대금 지불은 현금으로 지불하는 경우도 있지만, 어음을 제공하는 경우도 있다. 대게 일정 금액의 기준을 설정하여 그 이상의 지불액은 어음으로 지불하고, 미만은 은행으로 직접 납입하는 방식을 사용한다. 혹시 위와 같은 대금지불 조건에 대한 규정이 없다면, 대금 지불액이 누락될 가능성이 커지며 약속 날보다 지연되어 지불이 될 수도 있어 거래처와의 신뢰 관계를 해칠 수 있다. 그러므로 구체적인 대금지불 조건을 세워 신입 담당자라도 정확하게 대금 지불이 이뤄질 수 있도록 해야 한다.

 한편 대금지불 방식 중에는 '정액자금전도제'라는 것이 존재한다. 정액자금전도제란 자금부서 외의 부서에서 미리 일정의 예산을 확보해 놓고, 소액으로 사용되는 금액에 대해서는 해당 부서에서 직접 회계 처리를 하는 방식이다. 정액자금전도제는 구입액이 적은 소규모 거래에 대해 신속하게 대금 지불이 가능하고, 자금부서에서 중요성이 떨어지는 구매에 대해서 업무 부담을 줄일 수 있다는 장점이 있다. 

 대금지불 요령은 다음과 같다. 우선 금액 지불에 대한 Data가 확보되면(주로 입고검수 완료가 해당된다), 지불 명세서를 작성하여 거래처에 송부한다. 거래처는 청구서와 금액을 확인하는데, 금액에 차이가 있으면 조정을 한다. 만약 차이가 없다면 협력회비 등의 지불 공제 금액이 있는지 확인한다. 그런 뒤에 최종 지불금액이 확정되면 납입 Data를 금융기관에 발송하여 합의한 대금 지불방식(수표나 어음 등)으로 대금을 지불한다.