구매직무 알기 38_입고검수 2

 

 지난 글에서는 물품수령부터 대금지불까지의 대략적인 흐름에 대해 알아봤으니, 이번에는 입고검수의 방법과 불합격품 발생시의 대처 방법에 대해 소개하고자 한다.

발주 기업에서는 협력사가 제작한 물품이 계약 체결 당시에 요구한 Quality(품질)을 만족시키는 지를 입고검수 단계에서 판단해야 한다. 담당자는 Quaility가 만족된 품질에 대해서 입고를 진행해야 한다. 입고검수를 위해서는 사전에 '입고 검사 기준'을 작성해야 한다. 같은 구매품이라고 하더라도 품목의 성격에 따라 검사 내용도 다르고, 검사 방법도 달라진다. 어떤 품목은 수량만 확인하여 검수가 가능하지만, 어떤 품목은 설계된 도면에 따라 제작이 되었는지 치수 검정까지 꼼꼼히 해야하는 경우도 있다. 이처럼 입고 검사 기준에는 사양서나 도면을 통해 요구한 치수, 정밀도, 성능 등에 대한 판정 기준이 정해져 있어야 한다. 뿐만 아니라 불합격품이 나올 경우 어떻게 대처할 지에 대해 규정되어야 한다.

 입고검수의 종류는 매우 다양하다. 모든 수량을 전수 검사하는 방법도 있고, 임의로 품목을 추출하여 검사를 진행하는 방법도 있을 수 있다. 이러한 방법은 보통 거래처의 품질 관리 능력을 거의 신용할 수 없는 경우에 사용한다. 만약 거래처에 품질 관리를 신뢰할 수 있다면, 거래처에서 직접 품질 관리를 하도록 하고 발주부서에서는 감사만 하는 식의 방법도 가능하다. 상황에 따라서는 아예 무검사를 진행하여 입고 검수의 Speed를 높이는 방법도 있다.

 입고검수 결과 불합격품이 나온다면 어떻게 처리해야 할까? 일단 협력사에 해당 사안을 공유하여 불량품 발생의 원인을 확인해야 한다. 동시에 대체품의 납입과 재발 방지 대책 등을 확인해야 한다. 내부적으로는 동일 물품을 중심으로 선별 작업을 진행하여 불합격품이 다른 합격품과 섞이지 않도록 분류를 해놓아야 한다. 이를 위해서는 불합격품에 대한 처치 내용을 기록으로 남겨 관리해야 한다. 

 불합격품에 대한 대책은 3현주의로 실시를 해야한다. 3현주의란 불합격품이 발생했을 경우, 1) 현장에 직접 가서 2) 현물을 직접 확인하고, 3) 현실적인 대책을 취해야 하는 것이다. 여기서 현실적인 대책이란 문제의 정도에 따라 가장 합리적인 방법을 찾는 것을 말한다. 예를 들어, 불합격품의 문제가 아주 사소한 경우라면 대체품을 요구하는 것보다는 간단한 수정을 요구하거나, 아니면 조건부로 합격처리를 할 수 있는 것이다. 이를 특별채용(Concession)이라고 한다. 

 불합격품에 대한 처리가 완료가 되었다면 발주 기업은 협력사에게 처리 내용과 향후 재발 방지에 대한 대책에 대해 보고를 받아야 한다.