구매직무 알기 37_입고검수 1

 협력사는 발주받은 품목을 발주서에 표기된 납기에 따라 지정된 장소에 지정된 수량만큼 납품을 해야 한다. 담당자는 이 납품된 품목을 일정한 검사를 거쳐 받는데, 이를 입고검수라고 한다. 입고검수는 보통 대금지불의 근거가 되며, 입고검수가 완료되면 소유권이 협력사로부터 자사로 이전되는 것이므로 신중하게 이루어져야 한다.

 협력사는 납품을 할 때, 보통 납품서나 검사 성적서 등의 서류를 함께 제출한다. 납품서는 대체 수령서와 검수표로 나뉘어 있다. 입고 시 담당자는 협력사로부터 물품과 납품서를 받으면, 납품서에 적혀있는 품명과 수량이 실물과 일치하는 지를 대조한다. 대조 결과 문제가 없다면 담당자는 납품서에 수령인을 찍는다. 그리고 납품서 중 수령서는 거래처에게 되돌려 준다. 

 이제 물품은 검사를 받기 위해 지정된 검사장으로 옮긴다. 검사장에서는 입고된 순서에 따라 입고검사가 이루어진다. 만약 입고검수 결과 제품에 하자가 발견된다면 계약서에 따라 협력사에 시정 조치를 요구한다. 상황에 따라서는 아예 반품을 요청할 수도 있다. 검수 결과 문제가 없다면 담당자는 합격처리하여 검수표를 자금 부서로 송부한다. 자금 부서에서는 입고된 계약 건에 대해 대금지불을 진행한다.  

 입고검수 시에는 몇 가지 유의해야 할 점이 있다. 우선 수령품이나 품번은 현장에서 바로 확인을 해야 한다. 기존에 이미 수령된 물품과 혼동이 발생할 수 있기 때문이다. 같은 이유로 품명을 확인할 수 있는 현품표가 붙어 있지 않은 물품이라면 수령해서는 안된다. 또한 불합격품을 어떻게 처리할지에 대해서는 사전에 협력사와 구체적으로 협의해야 한다. 불합격품을 처리하는 방법은 매우 다양하다. 신규 물품을 반입하거나, 아니면 현장에서 개선을 할 수도 있다. 이처럼 방법이 다양하므로 사전에 미리 협력사와 협의를 해두지 않으면 이견이 발생할 수 있다. 

 최근에는 ERP(Enterprise Resource Planning) 시스템을 많이 도입함에 따라 입고검수 업무를 전산화하여 관리하는 경우가 많아졌다. 입고에 대한 정보를 협력사에서 시스템에 입력하면, 입고 담당자는 확인하여 입고완료 처리를 진행한다. 그러면 입고 Data가 구매부서로 넘어가고 구매부서는 월말에 해당 항목에 대해 세금계산서(Invoice)를 협력사와 주고 받는다. 이렇게 발행된 세금계산서 정보는 다시 자금팀으로 넘어가고, 자금팀은 내용을 확인하여 차월에 대금을 지급한다.