구매직무 알기 36_납기 독촉

 납기 독촉이라고 하면 왠지 어감이 부정적인 느낌이 들지만, 사실 구매 업무의 주요 업무 중에 하나이다. 구매 부서는 물품이나 서비스에 대해 발주를 하기 전에 반드시 납기를 거래처와 협의한다. 구매는 계약체결을 통해 이루어지므로 반드시 납기가 정해져 있어야 한다. 편의에 따라 '되는대로' 라던가 'ASAP'는 납기에서 통용이 될 수 없다. 한편 거래처는 계약된 납기를 엄격하게 준수해야 한다. 만약 납기를 지키기 않으면 발주업체의 생산 활동이 계획대로 진행될 수 없어, 막대한 손해를 초래하게 된다.

 결국 구입품의 납기 지연은 발주업체의 생산성이 떨어지고, 반대급부로 원가는 오르게 되어 가격 경쟁력의 약화를 초래하게 된다. 경우에 따라서는 발주업체의 고객사까지 악형향을 미쳐 오랜기간에 걸쳐 쌓아온 신뢰 관계가 한 순간에 무너지게 될 수도 있다. 구매부서는 이를 막기 위해서 실시간으로 생산 상황 진척을 확인하고, 일정을 관리해야 한다. 뿐만 아니라 납품 예정인 거래처의 발주 물품에 대해서도 진척 현황을 관리하여 사전에 납기 지연이 발생하지 않도록 해야 한다.

'납기 관리 시스템'은 구입품의 준비 상황의 진척현황을 관리하고 납기를 독촉하는 경우에 사용하는 대표적인 방법이다. 가령 납기 며칠 전에 미리 지정해 놓은 시점에 거래처에 납품 기한을 상기시킨다. 이전에는 관리판에 일정을 표기하는 방식으로 확인을 했지만, ERP시스템으로 전산화가 이루어진 요즘에는 시스템을 통해 자동으로 Mailing하는 등의 방식으로 납기일 도래를 알린다. 

 또한 거래처와 거래를 진행하기 전에 사전에 납기를 단축해야 하는 경우에, 거래처에서 어떤 방안으로 단축을 시킬 수 있는지 해결방안에 대해 협의가 이루어지면 좋다. 납기에 대해 유연하게 대응을 하는 업체가 QCD 경쟁력이 높다고 평가받을 수 있으므로 거래처 입장에서는 단납기 대응을 위해 많은 노력을 기울이고 있다. 그럼에도 불구하고 납기가 지연될 경우 구매부서에서는 지연에 대한 귀책을 확인하여, 거래처에 배상을 요구해야 한다. 이 과정은 구매 계약의 내용에 따라 합리적으로 이루어져야 한다.