견적서 쓰는 법 및 작성 시 유의사항

견적서는 구매 업무의 첫 단추이자 계약 체결까지 의사결정의 근거가 되는 중요한 문서이다. 따라서 이번 포스팅에서는 견적서 쓰는 법과 작성시 사항에 대해 소개한다. 구매 담당자가 아니더라도 견적서를 어떻게 써야할 지 막막하다면 도움이 될 것이다. 

 

견적서-사진

---

 

견적서 쓰는 법

수신자 정보 작성하기

견적서에는 기본적으로 해당 견적을 받는 사람이 명확히 표시되어야 한다. 보통 수신인에는 공급업체의 담당자를 적는 것이 일반적이다. 하지만 대기업과 같은 조직이 큰 업체에 보낸다면 여러 부서의 담당자를 만나는데, 이런 경우에는 수신인과 참조인에는 구매부서 담당자를 넣되, 별도로 사용부서의 담당자를 넣어야 한다.

항목	대상	예시
수신인	구매부서의 장	XX구매팀 팀장
참조인	구매부서의 담당자	XX구매팀 홍길동 과장
담당자	사용부서의 담당자	AA기술팀 구미호 대리

 

공급자 정보 작성하기

수신인 정보를 입력했다면 반대로 공급자에 대한 정보도 표시되어야 한다. 견적서는 상황에 따라 법적 효력을 가질 수 있기 때문에 공급자 정보를 '직인'의 형태로 입력한다. 또한 견적서 제출 이후의 상호 간의 소통을 위해 공급자 정보와 함께 연락처 정보를 함께 기재하여야 한다.

 

항목	내용	예시
대표자 직인	업체명, 주소, 대표자명, (대표)전화번호, 직인	백제 엔지니어링 충북 공주시 백제길 XX-X 김온달 대표, 042-333-XXXX
작성자 정보	작성자명, 연락처	박계백 과장(010-8456-XXXX)

 

견적서 작성 시에는 향후 분쟁의 소지를 방지하기 위하여 직접 날인된 직인을 받는 것이 좋다. 물론 최근에는 EPS 시스템 혹은 전산을 통해 견적을 받는 경우가 많지만, 원본을 수령해야 한다면 반드시 직인 여부를 확인해야 한다.

 

견적 정보 작성하기

견적서에 있어 가격 정보만큼이나 중요한 부분이다. 견적서의 서두에는 품명, 견적일자, 납기, 지급조건, 유효기간 등을 입력하여 견적서에 대한 기본적인 정보를 나타낸다.

 

항목	설명
견적명	'A공장 B자재 견적 건' 과 같이 판매하고자 하는 품명에 대한 명확한 명칭을 입력한다. 보통 견적서는 양사 간의 협의에 따라 여러차례 주고 받는 경우가 많으므로, 견적명에는 제출 차수를 병기하는 편이 효율적이다.
견적일자	해당 견적서를 작성한 날짜를 입력한다
견적번호	보통 공급사에서는 Data관리를 위해 견적번호를 Numbering하는 체계가 있다. 견적서에 견적번호를 입력해두면 담당자 간에 내용 확인을 하는 데 용이하다. 예시) 20220823-KY007
납기	구매품에 대한 납기를 입력한다. 용어의 혼동이 발생하지 않게끔 가장 표준적인 납기 표시 방법인 'PO후 00일 이내'로 통일하는 것이 좋다.
견적 유효기간	해당 견적의 내용이 유효간 기간을 입력한다. 견적서를 제출한 뒤에 장기간 진행사항이 없다면 원자재, 공급상황 등이 변동하여 금액/납기가 변동될 가능성이 높으므로 견적 유효기간을 입력해두어야 한다. 다만, 견적서에 유효기간이 별도로 명시되어 있지 않다면 보통 1개월의 유효기간이 존재하는 걸로 간주한다.
납입장소	배송지 착오로 불필요한 물류비가 발생하는 일을 방지하기 위해 견적서에도 납입장소를 입력한다.
지급조건	지급조건은 구매자와 판매자 간에 가격만큼이나 이견이 자주 발생하는 부분이다. 따라서 견적서에도 지급조건을 명시하여 계약 전에 협의가 되어야 한다. 다만 특정한 지급조건이 없는 경우에는 '귀사 지급조건'으로 표시하는 편이 좋다
보증기간	보증기간은 구매 계약서에 필수로 포함되는 부분으로 견적서에도 함께 입력되어야 한다.

 

지금까지 견적서 쓰는 법에 대해 기본적인 내용들을 소개하였다. 앞서 언급했듯이 견적서는 거래를 위한 가장 기본적인 문서이기 때문에 최대한 세세히 작성을 해야 한다. 견적서에서 가격 정보를 입력할 때 주의해야 할 부분에 대해서는 나중에 별도로 포스팅하도록 하겠다.