10. 구매관리의 업무사이클

 구매 관리 업무는 구매 의뢰 요청을 접수하면서부터 시작이 된다. 이러한 구매요청은 구매 부문의 앞단에 위치한 생산관리 부문에서 생산계획에 기초하여 진행된다. 다시 말해 어떤 물품을 얼마나 생산할지를 먼저 계획한 후에, 이를 위해 필요한 물품의 수량과 품질을 확정하여 구매 부문에 의뢰하는 것이다.

이렇게 구매요구 부서로부터 구매의뢰를 접수하면 구매 부문은 요구 사양을 만족시킬 수 있을 것 같은 거래처를 선택하여 견적을 의뢰한다. 그리고 협력사로부터 견적을 회답 받으면, 해당 견적을 집약 및 검토하여 거래처를 좁히고, 원가를 분석하여 구매 Target금액을 산정한다.

 이를 토대로 구매부분은 거래처와 가격 협의를 진행하고, 최종적으로 업체를 선정하여 발주를 진행한다. 발주 후에는 지속적으로 납기를 체크해야 하며, 상황에 따라서는 생산일정을 단축하기 위해 거래처에 납기를 독촉하여 일정을 단축시킨다.

 거래처가 물품을 납품하면 이를 검사하여 합격품을 검수하고, 불량품이 발생할 경우에는 생산일정에 차질이 없도록 해결방안을 강구한다. 그리고 최종적으로는 계약에 따라 대금을 지불한다. 이러한 일련의 업무 흐름을 구매 사이클이라 한다.

 이러한 구매 사이클은 반복적으로 돌려 진행해야 한다. 당연히 다음 계획은 지난 계획보다 높은 수준에서 목표를 달성할 수 있게 계획한다. 마치 나선 계단을 올라가는 것처런 반복함으로써 관리 수준을 높여간다. 이를 '스파이럴 업'이라고 하는데, 구매 관리사이클을 스파이럴 업 시켜 관리 수준을 높이는 것이 중요하다