효율적인 협력사 관리를 위한 Vendor Pool Cleansing

Introduce : Vendor Pool Cleansing이 필요한 이유

1. Vendor Pool Cleansing의 기대효과

2. Vendor Pool Cleansing의 주요 Case

3. Vendor Pool Cleansing의 방법

4. Vendor Pool Cleansing의 딜레마

 

Introduce : Vendor Pool Cleansing이 필요한 이유

 

 특정 품목에 대해 지속적인 구매가 발생하는 경우, 안정적인 구매 환경을 만들기 위해 경쟁력 있는 Vendor들의 Pool을 구축하고 정기적으로 관리합니다. Vendor Pool에 대한 기능과 역할에 대해서는 [구매직무 알기 30 - Vendor Pool]에서 이미 설명한 적이 있죠. 

 잘 구성된 Vendor Pool은 효율적인 구매를 가능하게 하지만, 구매환경이 급변함에 따라 과거에는 유용했던 Vendor Pool이 미래에는 쓸모없어지는 경우가 발생하기도 합니다. 예를 들어 볼까요? 카페를 운영한다고 가정해봅시다. 과거에는 플라스틱 빨대를 구매하기 위해 A, B, C라는 업체를 하나의 Pool로 구성하여, 3업체를 통해 구매를 진행했습니다. 하지만 최근에 환경보호 문제가 대두되면서 종이 빨대를 사용하기로 방침이 바뀌었고, 기존 업체인 C와 새로 발굴한 업체인 D를 또 다른 Vendor Pool로 구성하였습니다. 

 이 경우에 A, B, C 업체가 속한 플라스틱 빨대 Vendor Pool은 삭제(Cleansing)을 시켜야 마땅합니다. 여기서 삭제시킨다는건 앞으로는 Pool 관리대상에서 제외하겠다는 의미이지요. 쓰나 안쓰나 그냥 두어도 문제 없지 않느냐라고 반문할 수도 있을 것 같습니다. 하지만 Vendor Pool은 단순히 플라스틱 빨래를 어느 업체에서 살 수 있는지 알려주는 색인표가 아닙니다. 일단 Vendor Pool을 만들었다면 현재의 Pool에서 업체 간 가격 경쟁이 일어나고 있는지, Pool 외부에 경쟁력 있는 업체가 있는지 등 구매행위에 도움이 될 수 있도록 끊임없는 '관리'가 이루어져야 합니다. 그러므로 불필요한 Vendor Pool은 Cleansing하는 것이 맞습니다.

 

1. Vendor Pool Cleansing의 기대효과

 

 그렇다면 Vendor Pool Cleansing을 통하여 얻을 수 있는 기대효과는 무엇이 있을까요? 크게 두 가지를 꼽을 수 있습니다.

• Vendor Pool List 간소화를 통한 관리 효율성 향상
• Vendor Pool List 기반의 데이터 정합성 향상

 어느 조직이나 관리업무에 지나치게 비중을 쏟게 되면 '부지런한 비효율'을 초래하게 됩니다. 관리는 필요한 부분에 필요한 만큼한 하는 것이 최선의 방법입니다. 몇 년간 구매한 이력도 없는 Vendor Pool이 있다면 Cleansing하여 관리 효율성을 제고해야 합니다.

 한편 정리되지 않은 Vendor Pool List는 데이터의 활용도를 떨어뜨립니다. 설명을 위해 다시 카페로 돌아갑니다. 플라스틱 빨대의 최근 구매 Trend를 확인하려고 하는데, 트리모양 빨대용 / 짧은길이 빨대용 / 무지개색 빨대용 등 지나치게 많은 Pool이 존재한다면 어떻게 될까요? 각각의 데이터를 뽑아 합산해야 하고, 그 데이터의 신뢰도 역시 떨어지게 됩니다. 이런 상황이 반복된다면 Vendor Pool로 추출된 데이터를 신뢰하지 못하게 되는 상황까지 갈 수도 있습니다. 그러므로 유사한 Vendor Pool들은 통합시켜 데이터의 정합성을 향상시킬 수 있습니다. 

 

2. Vendor Pool Cleansing의 주요 Case 

 

 어떤 상황에 Vendor Pool Cleansing을 해야 하는지에 대한 정답은 없습니다. 동일한 경우라도 회사의 구매환경에 따라 다른 의사결정을 할 수 있기 때문입니다. 회사의 구매환경을 고려하여 Vendor Pool 유지가 필요한지 고민해보는 수 밖에 없습니다. 다만 대표적인 Case는 다음과 같습니다.

• 특정 모델의 구성품으로 해당 모델이 단종된 경우
• 기술 변화로 해당 구매품을 사용하는 공정이 삭제된 경우
• 구매품이 도급으로 전환되어 더 이상 구매하지 않는 경우
• 유사 Pool이 존재하여 통합이 필요한 경우
• 기존 구매품을 대체하는 품목을 사용하는 경우

 이 외에도 여러 Case가 발생할 수 있습니다. 도급에 대한 개념은 이전 글에서 확인해주시기 바랍니다.

 

3. Vendor Pool Cleansing의 방법

 Vendor Pool Cleansing을 검토할 때 가장 많이 참고하는 자료는 '과거 이력'입니다. 최근 몇 년간 해당 Pool에서 구매가 발생했는지, 발생했다면 구매 당시 Pool운영으로 인한 효과가 발생하였는지 등을 파악합니다. 또한 주요 사용부서와도 Vendor Pool 유지가 필요한지 협의를 해야합니다.

 Cleansing 실시 주기는 구매품의 성격에 따라 차이가 납니다. 발주에서 제작까지 상당기간이 소요되는 건설자재나 설비 같은 경우는 분기~반기에 한 번씩 진행해도 문제가 없으나, Vendor Pool이 유동적으로 변해야 하는 경우라면 실시 주기를 짧게 할 필요가 있습니다

 

4. Vendor Pool Cleansing의 딜레마

 지금까지 Vendor Pool Cleansing의 필요성에 대해 누차 강조하였습니다. 하지만 실무의 관점에서 본다면, Vendor Pool을 삭제하는 것이 만만한 일이 아닙니다. 왜냐구요? 앞서 언급했듯이 Vendor Pool을 Cleasing하기 위해서는 해당 Pool의 무용성()을 입증해야 하는데 쉬운 일이 아니기 때문이죠. 지금 당장 플라스틱 빨대를 쓰지 않는다고 해서, 향후에도 쓰지 않는다고 보장할 수 있을까요? 혹시 종이 빨대의 수급에 문제가 생기면 플라스틱 빨대를 다시 사용해야 할 수도 있지 않을까요? 의사결정자는 이러한 불확실성 앞에서 Cleasing이라는 과감한 결단을 내리지 못하는 경우가 부지기수입니다. 

 그러므로 구매 담당자는 Vendor Pool을 만드는 데 있어서 신중해야 합니다. 단순히 구매가 두 세번 이루어진다고 Vendor Pool을 만드는 것이 아니라, 구매의 성격과 Vendor Pool을 구성했을 때의 효과 등을 고려하여 반드시 필요한 경우에만 Vendor Pool을 만들어야 합니다. (물론 Vendor Pool을 구성하는 시점에서 판단하기 어려운 부분입니다)