구매직무 알기 30 - Vendor Pool

 업체를 선정할 때 계약을 완벽히 수행할 수 있는 업체를 선정하면 당연히 좋겠지만, 실제 경영환경에서는 너무나 다양한 변수들이 존재하기 때문에 계약 시점에서 결과를 예측하는 일은 쉽지 않다. 따라서 구매부서에서는 신규 업체와의 거래는 더욱 면밀히 검토하되, 기존의 실적업체를 선호하는 경향이 강하다. 그래서 거래 실적이 있는 거래처 중에서 QCD가 뛰어나며, 또한 장기적으로 안정적인 거래가 가능하다고 판단되는 거래처를 골라 일람표를 만들어 관리를 한다. 이러한 리스트를 통상 'Vendor Pool'이라고 부른다. 

Vendor Pool의 관리는 기업의 사정에 맞게 진행하나, 일반적인 관리 방식은다음과 같다. 우선 분야별로 우수한 협력사를 몇 개 지정하여 우선순위를 매겨 놓는다. 그러다가 발주를 진행해야 할 필요가 생기면, 이 리스트에서 우선순위에 따라 협력사를 고른다. 처음에는 가장 최상위의 우선순위 업체와 협의를 진행하다가, 업체의 Capa가 부족하거나, 원하는 수준의 가격협의가 이루어지지 않으면 차순위 업체와 협의를 진행하는 식이다. 이렇게 하면 구매 담당자는 빠르게 QCD에서 만족할 만한 업체를 선정할 수 있다.

하지만 사정에 따라서는 Vendor Pool 내의 업체가 모두 거래에 적합하지 않은 경우가 생길 수도 있다. 이럴때는 신규 협력사를 고려해야 하는데, QCD 적인 측면에서 다각도로 업체를 평가하여 선정의 투명성을 높이는 것이 매우 중요하다. 그래서 차후에는 신규 협력사도 Vendor Pool에 추가하여야 한다.

협력사마다 우위를 보이는 영역은 모두 다르다. 어떤 업체들은 가격적으로 Merit가 있고(주로 국내업체), 어떤 업체들은 기술적으로 우위에 있는 업체가 있다(주로 해외업체). 따라서 Vendor Pool에 추가를 하기 위해서는 여러가지 조건이 검토된다. 예를 들어, QCD로 대표되는 품질, 기술력, 가격이 제일 중요하다. 하지만 이 외에도 경영 능력이 뛰어난 업체, 자사의 구매정책에 협조적인 업체, 생산 능력이 우수한 업체 등도 Vendor Pool에 들어올 수 있는 요인이 된다.

Vendor Pool은 신입 구매 담당자라도 안심하고 거래처를 선정할 수 있을 정도로 거래 정책의 투명성을 높일 수 있으므로 많은 기업들이 이 방법을 사용하고 있다.