구매직무 알기28_발주절차

발주, 오더, 주문서 등등 구매품에 대한 주문을 할 때 사용하는 용어는 다양하다. 발주란 사용부서부터 생산 활동이나 영업 활동에 필요한 물품이나 서비스에 대한 구입 의뢰를 받은 뒤에, 사용부서의 필요에 맞는 물품이나 서비스에 대한 주문을 내는 행위를 말한다. 결국 구매 부문의 핵심은 바로 이 발주 절차에 있다.

 구매 담당자가 발주를 할 때에는 여러 거래조건들을 결정해야 한다. 대표적으로 거래처명, 발주번호, 발주품명, 발주량, 사급/도급여부, 가격, 지불조건, 납기, 납입장소 등이다. 또한 협력사와 사전에 충분한 내용 협의가 이루어져야 한다. 예를들어 발주품의 중요도에 대해서 사전에 공유가 되어야 하며, 입고 검수가 어떻게 진행되는 지, 초기에 공정에서 Test 관리 등은 어떻게 진행하는지도 빠짐없이 설명되어야 한다. 뿐만 아니라 QCD 공정도 등 협력사에서 제출해야 하는 서류 내용을 사전에 알려야 한다. 이 모든 과정이 사전에 공유되어야 향후에 협력사와의 분쟁의 소지가 적어진다.

발주 절차는 대략 다음의 세 단계로 진행된다. 우선 사용부서로부터 구매 의뢰서를 받는다. 그러면 구매부서는 복수 견적을 받을 것인지, 단수로 진행할 것인지를 결정한다. 그 후에는 도면, 사양서를 가져오게 하여 사양을 명확하게 한다. 이를 통해 사양을 명확화 하고, 구매부서에 견적 의뢰를 한다. 실제업무에서는 이 모든 과정이 동시에 유기적으로 일어나는 경우가 많다.

 협력사로부터 견적서를 수령했다면, 해당 견적서의 내용을 비교하고 검토한다. 특정 협력사가 고사양의 견적을 제출했다거나 사양이 빠졌을 수도 있으니, 이러한 경우에는 견적을 다시 받아야 한다. 이제 견적서의 내용이 확정되었다면 구매부서에서는 협력사들과 직접 협의를 하여 구매 조건을 절충한다. 이러한 과정에서 발주 후보 업체들을 좁히고, 최종적으로는 업체를 선정하여 상위자의 승인을 득한다.

 발주업체가 선정되었다면 이제 주문서를 발행한다. 주문 요청서를 발송하고, 세금계산서까지 발행이 되면 서류상의 구매업무는 일단락이 된다.하지만 향후에 구매품이 들어오면 입고 검사 혹은 검수를 진행하고, 검수가 완료되면 계약에 따른 대금을 지불한다. 구매품의 특성에 따라 일부 경우에는 입고시에 전체 대금을 지불하지 않고, 잔금을 남겨두는 경우도 있다. 이러한 잔금은 보통 공정테스트가 완료되어 실제 생산현장에 적용이 된 뒤에 대금을 지불하게 된다.

 이상의 절차와 내용은 모두 기록해 두어야 하며, 설령 선정되지 않은 업체가 있다고 해도 반드시 결과를 알려 다음번에는 다시 거래가 이루어질 수 있도록 해야 한다.