구매직무 알기 21_입고검수와 대금지불

입고검수란 납품된 구입품이 주문한 사양대로 되어 있는지 확인하고 그 물품을 받는 것이다. 담당자는 납입된 물품을 주문서와 대조한 다음(양적 대조), 주문한 사양대로 되어 있는지 입고 검사를 한다(질적 대조). 후에 합격 여부를 판정하여 납품서에 결과를 기입한다. 당연히 합격품만을 수령해야 하며, 불량 판정이 났을 경우에는 사전에 협의된 계약에 따라 Claim 처리를 해야 한다. 입고 검수는 대금 지불의 기준이 될 뿐만아니라 불량품을 그냥 합격처리 시켜버리면 향후에는 되돌리기가 매우 어려우므로 명확한 기준에 의거하여 이루어져야 한다.

구입품이나 외주품의 검수가 끝나면 구매부서에서는 대금을 지불해야 한다. 납입된 물품이 검수되면 납품서와 검수서가 경리 부문(회계팀, 자금팀)으로 간다. 경리 부문은 거래별로 구분하여 대체 전표를 작성하여 회계에 기입한다. 그리고 월말에는 출금전표를 작성함과 동시에 대금을 지불한다. 경리부문은 이 작업을매월 반복하면서 결산을 맞이한다. 

한편 대금지불이 이루어지면 세금계산서를 발행해야 한다. 원래 세금계산서는 판매자가 발행하면 구매자가 수령하여 확인 및 보관을 해야 한다. 그러나 통상적으로 구매회사가 판매회사보다 대기업인 경우가 많기 때문에 구매회사에서 세금계산서를 먼저 보내고 판매회사에서 역발행 처리하는 경우도 많다. 

 대금 지불에 관해서는 지불액을 판매회사와 미리 대조, 확인하여 틀림없이 지불하는 것이 중요하다. 이를 위해서는 증표관리, 지불처 관리, 지불일자 확인, 지불 방법 확인 및 영수증 수령/보관 등을 꼼꼼히 관리해야 한다. 다행이도 요즘에는 많은 회사에서 ERP시스템을 도입하여 이러한 일련의 과정을 전산화시키고 있다. 

* 증표 : 거래 증거 서류가 되는 모든 서류의 통칭. 주문서, 주문요청서, 납품서, 청구서, 영수증, 송장 등이 이에 해당