구매직무 알기 20_구입품 납기 관리

 모든 구매에는 납기가 존재한다. 그리고 납기를 지키는 것은 구매부서의 주요 업무 중에 하나이다. 구입품의 납기가 지연되면 생산 부서에서 생산 계획을 지킬 수 없게 된다. 따라서 구매부서에서는 납기를 적기 관리하여 납기가 지연되는 사태를 미연에 방지해야 한다.

 구매 관리에서 말하는 납기 관리는 구매 부서에서 거래처에 발주한 물품이나 서비스가 정해진 날짜, 정해진 시간, 그리고 정해진 장소에 입고되도록 하는 활동을 말한다. 그러나 여기서 단순히 단순히 입고되는 데에만 그쳐서는 안된다. 입고된 품목은 사전에 협의된 수준의 Quality를 보장하여야 하며, 수량 역시 정해진 양 만큼 입고되어야 한다. 

납기관리는 예측 생산인지 수주 생산인지에 따라서도 관리의 초점이 달라진다. 우선 수주생산인 경우에는 정해진 납기에 물품이 도착하게끔 준수하는 것도 중요하지만, 상황에 따라서는 납기를 독촉하여 생산일정을 당길 수 있도록 해야 한다. 하지만 예측 생산의 경우 정해진 납기가 존재하는 것이 아니므로, 생산이 결정날 경우에 빠르게 거래처와 협의하여 생산일정을 맞추는 것이 중요하다. 

 거래처가 수주품의 납기를 지키는 것은 당연하지만, 여러 요인에 따라서 납기가 지연될 수도 있다. 갑작스레 생산 계획이 변경될 수도 있고, 설계가 변경된다거나 예상에 없었던 발주가 발생하여 납기가 지연되기도 한다. 때로는 거래처 때문에 납기 지연이 발생할 수도 있다. 거래처의 설비가 고장나거나, 무리한 발주로 인해 물동 대응을 못하는 경우도 있다. 심지어 신규로 거래하는 업체의 경우 수주를 받았지만 막상 능력이 부족하여 제때 계약 수행을 못하는 경우도 있다.

 이러한 납기 지연의 징조가 보일 경우에는 미연에 방지할 대책을 세워야 한다. 구매 부서는 거래처와 긴밀하게 연락을 주고 받으면서 거래처가 납기를 맞추기 어렵다고 예측될 경우 가급적 빨리 연락을 취하도록 해야 한다. 통상 협력사는 납기 지연 여부를 공유하려 하지 않는다. 하지만 이러한 상황이 사전에 발견되지 않을 경우 더 큰 차질을 일으킬 수 있기 때문에 미리 체크해야 한다. 

 그러나 납기 지연이 잦은 거래처에 대해서는 대책 회의, 감사를 실시하여 개선 활동을 해야 한다. 경우에 따라서는 납기 지연이 심각한 거래처에 대해서는 페널티를 부과하여야 한다.