7. 구매업무의 역할

 사내의 여러 부서로부터 구입 요청을 받으면 구매부서는 적합한 거래처를 선정하고, 필요한 품질의 자재를 필요로 할 때 필요한 양만큼 적정한 가격으로 구입해야 한다. 여기서 중요한 건 최고(Best)의 품질과 양이 아닌 '필요한 만큼'의 QCD를 맞춰야 한다는 점이다. 이러한  업무를 수행하기 위해서는 구매부서에서 다음과 같이 3가지 역할을 수행해야 한다.

1) 구입품의 사양을 결정하는 역할
 : 당연한 이야기지만 구매부서가 물품이나 서비스를 구입해야 하는데 무엇을 구입하면 좋을지 모른다는 것은 말이 안된다. 구매부서는 어떤 것을, 언제까지, 얼마에, 몇 개를, 어디에서, 어떻게 구입할지를 결정해야 한다. 이를 구매사양(spec)이라고 한다. 구매사양을 제대로 확정하기 위해서는 구매지식 외에 구매품에 대한 정확한 과학/기술적 지식이 필요하다.

2) 거래처와 계약하는 역할
 구매부서는 구입품을 구입할 거래처를 선정하고 필요 사항을 계약하여 발주를 해야한다. 적절한 거래처를 선정하기 위해 입찰, 협상 등의 다양한 방식을 활용해야 하고, 계약체결을 위해 대금지불조건, 위약조항 등을 꼼꼼히 살펴야 한다.

3) 구입품의 QCD를 확보하는 역할
 구매부서는 거래처로부터 QCD가 뛰어난 물품이나 서비스를 적시에 구매해야 한다. 이를 위해서는 계약을 체결하는 데 그치지 않고, Data를 축적하여 원가분석, 납기협의 등 다양한 분석이 필요하다. 구매관리의 가장 큰 목적이 최적의 QCD를 확보하는 것이므로, 사실상 가장 중요한 기능에 해당한다.